Organisatie inrichting hoe doe je dat dan

Succesvol geo-team Geodomein

Hoe richt je je organisatie nou in?

Succesvol geo-team Geodomein

Onze omgeving verandert snel, zeer snel, dus moeten organisaties van bedrijf tot aan overheidsinstantie mee veranderen. Dat is makkelijk gezegd, maar het blijft lastig. Er is geen kant-en-klaar recept dat voor elke organisatie werkt. 

Organisatie inrichten

Naast opdrachten voor afdelingen en missie en visie workshops voor bedrijven in zowel binnen- als buitenland waren op een gegeven moment namelijk bezig met het (her)inrichten van de eigen organisatie. Ik ontdekte als Oprichter dat ik keer op keer dezelfde type mensen aantrok. Het leek perfect, mensen om me heen die mij begrepen omdat ze net zo creatief zijn en net zo snel denken. De praktijk was weerbarstiger, want creatievelingen brainstormen met elkaar. Dagenlang. En dat kan weken doorgaan zonder dat er iets gebeurd…. En dat is best vermoeiend kan ik je verklappen. Dat moest anders. Ik realiseerde me dat er sprake was van een gevalletje “Bij de schilder thuis bladdert de verf van het kozijn”. Want daar waar ik als Team Trainer continue teams in hun kracht zet, was mijn eigen team alles behalve een goed voorbeeld.

Daarom was het op een gegeven moment tijd voor verandering. Na een intensief half jaar werd onze eigen organisatie volledig opnieuw ingericht en was ik mede dankzij Talent Dynamics in staat om wel het juiste team om mij heen te verzamelen. Ik realiseerde me welke talenten nodig waren om mijn team te versterken. Met als resultaat dat Geodomein gestaag groeide.

 

Organisatie op orde

Daarna kreeg ik regelmatig de vraag hoe een team binnen een (overheids)organisatie het beste ingericht kon worden. Meestal zijn teams ingericht op een traditionele manier. Wel tref ik langzamerhand ook organisaties waar het middelmanagement weg is en het cluster zelfsturend werkt. Daar voel ik een hoge eigen verantwoordelijkheid voor hun succes.

“Ja maar hoe dan?”

Op de vraag “ja maar hoe dan?” is er niet direct een pasklaar antwoord. Organisaties zijn verschillend, met verschillende organisatieculturen. Het zou naïef zijn te denken dat er één oplossing is die overal werkt. Ik krijg de ‘hoe-vraag’ overigens heel vaak. Een belangrijke vraag, tot op de dag van vandaag (waarschijnlijk, zelfs op de dag dat jij dit lees). Voordat we die vraag kunnen beantwoorden moeten we ons echter realiseren dat er een volgordelijkheid is in het stellen van vragen. Om de hoe-vraag afdoende te kunnen beantwoorden zullen we eerst antwoorden moeten geven op een aantal andere vragen.

Vijf vragen die je niet mag vergeten
organisatie inrichting Geodomein

  • Het begint met de vraag waarom? Waarom dan? Waarom zou je de organisatie anders in willen richten?
  • Daarna komt de wat-vraag. Wat voor organisatie wil je zijn? Wat is je missie en visie? Wat wil je bereiken?
  • Daarna gaat het om het team: wie dan? En als je weet wat je doel is wat je wilt bereiken is het belangrijk om te kijken met wie je dat kunt bereiken. Wie heb je nodig?
  • Vervolgens wordt de vraag wanneer Met de stip op de horizon van wat je wilt gaan bereiken en je team op orde met wie je dat gaat doen is het belangrijk om te kijken wanneer je wat gaat doen. Dit proces faciliteren wij vaak met een tweetal beleidsplan workshops.
  • Daarna, ja dan pas is het pas tijd voor de hoe. Hoe gaan we dat dan doen? De hoe-vraag omvat het gehele plaatje van de ‘informatie hoogtelijnenkaart’.

 

Missie en visie

De waarom– en de wat-vraag horen bij missie en visie. Vaak gebruiken we daar de ‘Breng je visie in kaart’ workshop voor. Heerlijke dagen voor waarbij professionals soms met een vol hoofd vol binnenkomen en opgeruimd en geïnspireerd weer vertrekken. Het is vaak even wel even omschakelen voor de deelnemers, want iedereen weet dat het werk zich ondertussen opstapelt op hun bureau. Het nut van een visie of het gezamenlijk werken aan het maken hiervan is niet altijd iedereen duidelijk. Gelukkig wordt dit tijdens zo’n workshop snel helder. Een visie geeft richting en helpt te beslissen en te focussen op datgene wat het belangrijkste is op hun bureau. Het helpt ook nee zeggen.

Beleidsplan

Wie en wanneer zijn vragen die we in inrichtingsplannen vastleggen. Op tactisch niveau wordt de geformuleerde visie en missie over het domein in relatie tot de nieuwe functionaliteit uitgewerkt en omgezet naar een tijdlijn en benodigde acties. Een plan kan dus pas gemaakt worden als op visionair niveau de missie en visie helder zijn.

Om te zorgen dat de visie wordt bereikt is het van belang om een inhoudelijk inrichtingsplan te maken. In grote organisaties wordt dit op tactisch niveau soms opgevolgd door een Informatieplan en een Implementatieplan. Naast het inhoudelijke inrichtingsplan (wanneer) is het ook belangrijk een organisatorisch inrichtingsplan (wie) te maken. Deze inrichtingsplannen tezamen zorgen ervoor dat de visie ook daadwerkelijk ingebed wordt in de projectplannen.

Het is belangrijk het strategische en tactische niveau te beschrijven en op operationeel niveau ook goed te borgen dat er sprake is van her(in)richten, continu verbeteren en vernieuwen (de Plan-Do-Check-Act-cyclus).

Kaders schetsen

In het plan worden de kaders geschetst. En de principes en uitgangspunten voor beleid. Dat betekent een inventarisatie van kaders, wetgeving, risico’s, projecten, processen, en opdrachtgeverschap. Verder kijken we naar de organisatie van de voorziening (afspraken), en naar zaken zoals standaardisatie versus maatwerk en afspraken over data eigendom en daarmee data-stewardship. Uiteraard wordt ook duidelijk vastgelegd welke doelgroepen er zijn en welke verandering er bij deze doelgroepen wordt beoogd. Willen we dat de doelgroep alleen geïnformeerd wordt over de missie en visie? Of willen we ook een verandering in houding? Of nog een stap verder: een verandering in gedrag?

Basis op orde

Als de kaders geschetst zijn is de basis daarmee op orde. Vanuit die basis kijken we vervolgens welke thema’s we onderscheiden. Dit helpt enorm omdat overzicht schept in de grote overvloed aan projecten en werkzaamheden die veel geo-teams in hun greep houden. Het geeft helderheid en houvast. Daarna gaan we nog één stap verder en definiëren we verschillende plateaus in de planperiode van de visie. Dit doen we om te bepalen wat dit jaar moet gebeuren en wat kan wachten. Dit geeft lucht. Veel lucht.

Organisatorisch inrichtingsplan

Met wie kunnen de geschetste doelen bereikt worden? Wie heb je nodig? Het is zaak om in goed overleg met in de organisatie de beste ‘fit’ te vinden. Daarna is het eindelijk tijd voor de hoe-vraag. Hoe je de organisatie vervolgens inricht daarvoor zijn er diverse scenario’s.

0 0 stemmen
Artikel waardering
Abonneer
Laat het weten als er
guest
3 Reacties
Oudste
Nieuwste Meest gestemd
Inline feedbacks
Bekijk alle reacties
Mark Nankman

In deze column bundel je heel veel praktische ervaringen. Nuttig! Voor mij zijn ze grotendeels een feest van herkenning :-)

Marinus

Ik merk in de praktijk van inrichting dat vooral de ervaren barrieres niet vergeten mogen worden. Als een verandering niet inhaakt op de uitdagingen, en daarmee motivatie mist, gaat het niet lukken. Vaak zie ik ook dat een reorganisatie problemen oplost en ook weer andere maakt. Dat moet er weer een reorganisatie overheen en vaak ben je dan weer bij nul. Belangrijk punt om (geo) informatie goed neer te zetten is veel aandacht aan communicatie en verantwoordelijkheden

Scroll naar boven