Solliciteren bij de overheid – En wat er fout gaat

Het is moeilijk om de juiste kandidaat te vinden voor de functie. Veel vacatures blijven lang open staan. De Nederlandse Rijksoverheid zoekt 700 ICT’ers. We vragen ook nogal wat in vacature teksten. Soms het spreekwoordelijke schaap met vijf poten: de alleskunner, de specialist, de mensenmens, de teamspeler. Gelukkig lukt het uiteindelijk veelal wel om vacatures gevuld te krijgen.

De afgelopen weken ben ik weer even met de neus op de feiten gedrukt en ben ik geschokt om te merken HOE wij omgaan met sollicitanten, mensen die de moeite nemen om te solliciteren. Dit is meteen ook een pleidooi om met respect om te gaan met mensen die de moeite nemen om een brief te schrijven.

Bedenk wel, wie schrijft er tegenwoordig nou nog een brief? … ;-)

Wanneer solliciteerde jij?

Weet jij nog hoe het voelt om te solliciteren? Hoe lang is het voor jou geleden? Misschien heb je het onlangs nog gedaan. Je CV opgepoetst. Brief geschreven. Veel tijd ingestopt. Want het moest wel goed. Nagedacht hoe hij zou opvallen. Want met een standaard opmaak in Word lig je er direct uit? Misschien wel uren en uren zitten scrollen langs vacature sites.

Grote kans dat het voor jou al wat langer geleden is. De mobiliteit in overheidsland is laag. Is het al jaren en jaren geleden voor je? Misschien hangt het er ook een beetje vanaf wat voor type medewerker jij bent. Ben je een carrièremaker die steeds wat nieuws wil doen, of een bevlogen ambtenaar die groeit op de verbindingen of ben jij meer een afwachter die geen risico’s neemt?

We willen wel veranderen

Vorige week las ik in een Belgische krant dat de Belg niet graag risico’s neemt tijdens zijn loopbaan. Uit cijfers blijkt dat er nog steeds weinig werknemers op eigen initiatief ontslag durven te nemen. En dat ondanks het hoge aantal openstaande vacatures. “We willen wel van werk veranderen, maar dat is in België niet evident”, stond er te lezen. Het totale verloop van de arbeidsmarkt ligt op zo’n 20%, en slechts 5,85% van de Belgische werknemers nam vorig jaar uit eigen beweging ontslag.

Met andere woorden: als de Belg niet gedwongen wordt om op zoek te gaan naar een job dan blijft hij waar hij is.

Toch is dat niet meteen wat hij zelf wil, volgens de krant. Bijna één derde (31%) wil op termijn van werkgever veranderen. En bij de jongste groep werknemers loopt dat aandeel op tot meer dan de helft (56%), aldus de krant.

Intern solliciteren

Van de deelnemers van onze (jaar)programma’s hoor ik veel verhalen. Soms ook over intern solliciteren. Vorige week nog iemand die bij een transitie -het mag geen reorganisatie meer heten, dat is een besmet woord geworden- op moest voor een ‘belangstellingsgesprek’ met een commissie van vier man om aan te geven dat ze geïnteresseerd was in een functie die ze eigenlijk al had en bij de functie boven haar moest er zelfs een commissie van zes man aan te pas komen, plus nog een adviescommissie van zes man sterk die hun weer advies moesten geven… Een proces dat al drie jaar gaande is in die overheidsorganisatie. Drie jaar onrust.

Opleiding nog steeds belangrijk

Gister vertelde iemand me dat hij al verschillende sollicitaties had gedaan op functies die hem zouden passen. Procesmanagement functies. Hij had ook al diverse afwijzingen ontvangen. Belangrijkste redenen dat hij te lang uit het werk zou zijn en geen werkervaring zou hebben? Huh, deze persoon heeft jarenlang gewerkt als ondernemer en continue voor klanten opdrachten gedaan. Hij zoekt nu een baan. MAAR hij heeft geen HBO diploma. Dat blijkt nu een probleem. Dat is ook meteen waar hij zich het meeste aan stoort. De arbeidsmarkt kijkt dus nog steeds naar diploma’s en niet naar de CV waar overduidelijk hbo/wo werk en denkniveau uit blijkt. Zelfs detacheringsbureaus geven dat terug. Triest. Dat moet ook pijn doen.

Mijn ervaring: ook een triest voorbeeld

Soms is het goed om het zelf mee te maken. Dan zie je weer even hoe het gaat.

Zelf heb ik ook een slechte ervaring. Hoe het niet moet. Een kleine maand geleden kreeg ik een vacature toegestuurd van een bevriende freelancer. Nou heb ik geen baan nodig, ik heb een goedlopende trainingsorganisatie en neem zelf mensen in dienst. Aan onze trainingsprogramma’s nemen veel ambtenaren deel. Deze programma’s gaan over zaken zoals samenwerking, efficiëntie en effectiviteit binnen teams en over persoonlijk leiderschap waarbij het gaat over talent, passie, doelen.

Soms zijn deelnemers zoekende naar een andere baan of ontdekken ze gaandeweg hun groeiproces tijdens het jaarprogramma ‘Verandering Realiseren’ dat hun baan niet meer past en zijn ze klaar voor een volgende stap in hun loopbaan.

Soms ook helpen we juist een werkgever die op zoek is naar een kandidaat met een specifiek talent en herschrijven we een vacature zodat bijvoorbeeld juist diegene met het oog voor details op de vacature af komt. Zodat de kandidaat zichzelf in de vacature tekst herkent in plaats van dat het zoeken is naar een speld in de hooiberg.

Vacature

Maar goed, deze keer kreeg ik dus een vacature toegestuurd voor mezelf.

Ik begreep wel waarom ik hem doorgestuurd had gekregen (waarvoor dank). Het ging om een technische afdeling bij een gemeente in het midden van het land en ze zochten iemand die een serie persoonlijke interviews kon houden om daarna advies te geven hoe ze binnen de afdeling sub-teams konden maken met mensen die goed met elkaar konden samenwerken. Iets dat wij veel doen voor klanten. Helemaal ons ding dus.

Het ging om een team van 19 mensen. En met mijn doel om 100.000 mensen weer te laten stralen omdat ze weer plezier hebben in hun werk kon ik het niet laten om deze 19 mensen zo maar links te laten liggen. Ik heb vroeger van mijn moeder geleerd: “Wie het kleine niet deert, is het grote niet weerd”.

Solliciteren in tender

Ik besloot daarom toch in de pen te kruipen. Omdat het ging om een tender-achtige procedure heb ik keurig vooraf mijn vraag ingestuurd. Ik vroeg of ze één persoon zochten of dat het ook één contactpersoon mocht zijn waarbij meer personen de opdracht zouden uitvoeren. Binnen mijn bedrijf kijken we namelijk steeds wie waar het beste in is en verdelen we het werk zo dat we elkaar kunnen ondersteunen daar waar de ander minder talent heeft. Ik doe een opdracht dus nooit alleen.

Strak schema

De antwoorden op de vragen zouden de dag erna worden gepubliceerd. Er was namelijk nogal een strak schema: vragen indienen op dag 1, antwoorden gepubliceerd uiterlijk op dag 2, reactietermijn voor indienen van brief tot dag 7, geplande gesprekken op dag 13 of 14, en aanvang opdracht op dag 17.

Bij het indienen van mijn vraag die ik moest sturen naar een algemeen info@adres vroeg ik of ze een ontvangstbevestiging konden sturen. Ik ontving niets. Op de dag van publicatie werd er niets gepubliceerd. Toen ik belde, vertelden ze dat de gemeente wat langer nodig had om de vragen te beantwoorden. Uiteindelijk kwam er een dag later een positief antwoord op de vraag die ik ingediend had.

Brief schrijven

Een brief en CV schrijven bleek wel even een dingetje. Omdat ik zes jaar ondernemer ben lag er niet even een standaardbrief op de plank. Daar ging dus wel wat tijd in zitten. Gelukkig kon ik op tijd online mijn brief, CV en gevraagde gegevens uploaden en ontving een groen vinkje op het scherm dat het was ontvangen.

Begin van de week sprak ik zoals altijd met mijn COO de planning door en keken we hoe we mijn agenda konden ombouwen zodat ik op dag 13 of 14 naar het sollicitatiegesprek zou kunnen. Ook keken we alvast een week verder wanneer de opdracht op dag 17 zou starten. Op dag 12 had ik nog steeds niets gehoord. Ik las de vacature tekst nog eens:

“De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 22 augustus en/of vrijdag 23 augustus 2019. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 21 augustus 2019 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.”

En dan is het stil

Doodstil

Ok, het duurde even tot het tot me doordrong: dus als je niets hoort dan ben je het waarschijnlijk niet geworden en word je een soort van achter de hand gehouden voor later? Best raar eigenlijk als je het vanuit het sollicitant perspectief bekijkt. Je zal maar zonder baan zitten en je dit zien als je droombaan en met al je passie een brief schrijven en dan niets horen…

“Met al je passie een brief schrijven en dan niets horen”

Tweede gedachte: ok, ik heb mezelf van de 100 punten in de gunningscriteria die ze erbij hadden geleverd in totaal 100 punten gescoord. Ik had eerlijk gezegd wel een uitnodiging verwacht omdat ik op alle wegingscriteria scoorde.

Ik las de procedure nog eens zorgvuldig:

“De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase. In de tweede beoordelingsfase worden de cv’s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties: Visie, Organisatiesensitiviteit, Coachend leidinggeven, Interpersoonlijke communicatie, Overtuigingskracht, Resultaatgerichtheid en Communicatief vaardig zowel mondeling als schriftelijk.”

Spanning op arbeidsmarkt

Ongemerkt moest ik lachen. In een tijd van arbeidskrapte, en met de spanning op de arbeidsmarkt die is opgelopen tot recordhoogte (volgens het CBS) denken ze dus zo veel kandidaten te hebben dat ze in tientallen geschikte kandidaten denken.

In het tweede kwartaal van 2019 nam het aantal openstaande vacatures in Nederland met 6 duizend toe tot 284 duizend. Het aantal werklozen daalde met 11 duizend naar 305 duizend. Hierdoor is de spanning op de arbeidsmarkt opgelopen naar een nieuw hoogtepunt: gemiddeld 93 vacatures per 100 werklozen. In het eerste kwartaal waren dat nog 88 vacatures per 100 werklozen. Kort voor het begin van de crisis eind 2008 waren dat 79 vacatures per honderd werklozen.

Realiteit van arbeidskrapte

Er bekruipt mij het gevoel dat de manier van selecteren van deze organisatie niet echt aansluit bij de realiteit van de arbeidskrapte. Ik praat vrij regelmatig met eigenaren en managers van uitzendbureaus omdat de Talent Dynamics test, waar wij de Nederlandse wereldwijde partner voor zijn, interessant is in het selectieproces. Gelukkig hoor ik van die ondernemers dat ze ook juist oog hebben voor de talenten van hun kandidaten. Belangrijk ook, want in een veranderende wereld en toenemende digitalisering, automatisering en robotisering gaan juist de menselijke aspecten zoals talent en soft skills bovengemiddeld belangrijk worden.

Respect voor de sollicitant

Ondertussen zijn er mensen die vanuit het UWV vier brieven per maand moeten schrijven om hun uitkering te behouden. Iedereen weet dat er mensen zijn die deze brieven ‘zo maar’ naar overheidsorganisaties versturen, terwijl ze die baan niet echt willen en er al van uit gaan dat ze een afwijzing zullen ontvangen.

Deze brieven vervuilen het aantal reacties op een vacature. Je kunt vaak gemakkelijk herkennen, deze standaardbrieven, en deze opzij leggen. Maar daarnaast zijn er die mensen die ècht een brief hebben geschreven. Mensen met een droom. Een droom om een baan of een opdracht te vinden waarin ze kunnen doen wat ze leuk vinden. Waar hun passie ligt, waar ze talent voor hebben.

De juiste werkervaring

Misschien hebben ze niet de juiste werkervaring, of de juiste opleiding. Misschien vinken ze niet alle vakjes op je selectieformulier. Misschien zijn het geen goede brievenschrijvers. Maar hebben ze wel een droom waarbij jij ze een kans kunt geven. Misschien krijg je wel 10 kandidaten of zelfs 100 en heb je het voor het uitkiezen. Maar het zijn wel mensen. Geen nummers.

Laten we alsjeblieft naar de mens blijven kijken en de fatsoenlijkheid hebben ze ook als mensen te behandelen.

Wachten op antwoord

Uitgaande van de telling hierboven is het vandaag dag 27. De kandidaat die het geworden is, zou volgens de gepubliceerde planning 10 dagen geleden zijn gestart. Ik wacht nog steeds op een bericht dat ik het niet ben geworden ben. Ik krijg van datzelfde inhuurplatform uit het midden van het land wel gemiddeld zes mailtjes per dag welke fantastische vacature ze nu weer voor me hebben. (‘Training & Management advies’ staat namelijk vrijwel nooit als aparte optie als ik moet aanvinken in welke sector ik zit.)

Wat is jouw ervaring?

Heb jij goede of slechte ervaringen met solliciteren? Wil jij je ervaring hieronder delen? Het lijkt wel of er op solliciteren nog steeds een beetje een taboe rust. Mensen pimpen stiekem hun LinkedIn profiel als ze gaan solliciteren en vertellen niets tot ze een baan hebben. Of ze hebben maanden of soms jaren lang staan ‘op zoek naar een nieuwe uitdaging’…

Misschien kunnen we het met elkaar een beetje menselijker maken door te delen HOE we een sollicitatie procedure ervaren. Ik heb hierbij een eerste stap gezet. Nu jij. Wie weet verandert er dan wat.

********** UPDATE ***** “En, hoe is het afgelopen?” ***** UPDATE **********

Ik heb ontzettend veel reacties gehad van mensen met schrijnende sollicitatie verhalen. Ook veel mensen die graag willen dat dit verandert. Verder hebben veel mensen me gevraagd of ik een update wil geven hoe het is afgelopen. Bij deze.

Na een maand wachten heb ik zelf maar eens een mailtje gestuurd. Ik ontving een vriendelijk mailtje van de Relatiemanager dat hij graag “onder het genot van een kop koffie tekst en uitleg wilde geven hoe een dynamisch aankoopsysteem werkt. En nog belangrijker hoe het achter de schermen werkt”. Nou zag ik die koffie niet zo zitten dus maakte mijn COO een telefonische afspraak die een stuk minder vriendelijk bleek te verlopen. Ik vroeg om tekst en uitleg waarom ik niets had gehoord.

Na een vervelend gesprek eindigde hij: “Ik zal je op-en-aanmerkingen meenemen in onze werkwijze en kijken waar we het kunnen aanscherpen. Maar nogmaals soms zijn procedures kort, strikt en strak, gesprekken worden niet altijd automatisch ingepland op een bepaalde datum, dat is soms onmacht. Bepaalde sollicitaties procedures duren een maand, ondanks wat er in ons portaal staat. Ik heb je een brief verzonden via de mail maar die is blijkbaar niet aangekomen, dat is een gemiste kans, als hij wel was aangekomen had je dit artikel misschien niet geschreven en was je wel tevreden geweest met het tijdige antwoord, nu ben je niet tevreden omdat je geen antwoord hebt gehad.”

Hij hoopte dat ik bij een volgende vacature wel tevreden zou zijn. Ik zei: “ik ga me niet nog een keer inschrijven.” Waarop hij zei: “prima voor jou heb ik nog 12.000 anderen”. Waarop ik zei: “ok, als ik een nummer ben is dat prima want dat zegt me wat over de sfeer bij jullie.” Hij: “zeker niet maar je irriteert me eerlijk gezegd wel, ik doe mijn best en heb je een mail gestuurd die niet is aangekomen. Jij vindt het vervelend dat het zolang duurt en gaat zelfs een artikel schrijven. Ik probeer mensen, klanten op een goede manier te behandelen, maar je irriteert me. Ga maar weer lekker je artikel schrijven.”

Verbaasd zat ik naar de tuut-tuut-tuut van de telefoon te luisteren. Ik had even nodig om het gesprek te verwerken. Het enige wat ik had gevraagd was waarom ik nog niets gehoord had en of hij kon vertellen waarom ik was afgewezen. Een paar dagen later belt hij terug. Hij wilde zijn excuses maken voor het vorige telefoongesprek. Hij had niet zo moeten reageren. Hij had ook in zijn systeem gekeken en gezien dat ik geen mail had ontvangen. Ook had hij nagekeken hoe het nu precies zat.

In de procedure had ik 100 punten gescoord, maar omdat ik niet bij de eerste groep zat had ik geen afwijzingsmail gekregen. Ik had dus geen mail gehad dat ik op gesprek mocht en ook geen mail gehad met een afwijzing. Ik zat dus eigenlijk ertussen. Als het ware in niemandsland. En omdat de gespreksronde verlengd werd met nog een tweede serie gesprekken die pas onlangs was gehouden had ik nog steeds niets gehoord.

Deze keer was het een vriendelijk gesprek. Ik vroeg hem of hij kon zorgen dat ik geen mails meer van hen zou ontvangen, want uitschrijven uit hun systeem bleek niet mogelijk. Hij zou hiervoor zorgen en dat is perfect opgepakt. Ik ontving een mail van zijn collega die me uitlegde dat uitschrijven niet mogelijk is want ze moeten kunnen bewijzen aan de gemeente dat ik echt gesolliciteerd heb. Maar hij zou zorgen dat ik geen mails meer zou ontvangen.

Ik moest denken aan de 12.000 anderen. Mijn blik dwaalde af naar het herfstige weer buiten. En dacht … het is net als bij Hotel California:

“You can check out any time you like, but you can never leave”.